Faturimi elektronik: si të shmangni refuzimet dhe faturat e bllokuara

Një hap që nuk fal pasaktësitë

Me faturimin elektronik çdo faturë, përpara se të arrijë te klienti, kalon nga Sistemi i Shkëmbimit (SDI). SDI kontrollon skedarin, verifikon që të dhënat thelbësore janë koherente dhe vetëm atëherë ia dorëzon marrësit, duke i kthyer dërguesit një njoftim me rezultatin. Është një hap që e bën procesin më të rregullt, por që nuk le vend për përafrimet që letra i toleronte.

Kur kontrolli dështon vjen një njoftim refuzimi, dhe fatura konsiderohet e palëshuar. Duhet korrigjuar dhe ridërguar brenda afateve të parashikuara, dhe ndërkohë klienti nuk e sheh: numërimi mbrapsht drejt arkëtimit nuk ka nisur as. Për një administratë që lëshon shumë dokumente, mjaftojnë pak refuzime të përsëritura për të krijuar vonesa që askush nuk i kishte llogaritur.

1. 01 Krijimi i skedarit XML
2. 02 Dërgimi te SDI
3. 03 Kontrolle formale
4. 04 Dorëzim ose refuzim
5. 05 Regjistrim dhe arkëtim

Gabimet që shkaktojnë më shumë probleme

Pjesa më e madhe e refuzimeve vjen nga pak gabime që përsëriten. Një numër TVSH ose kod fiskal i pavlefshëm, shpesh i trashëguar nga kartela klientësh të paverifikuara kurrë. Totale që nuk dalin për shkak të rrumbullakimeve në rreshta me shumë decimale. Operacione të përjashtuara ose të patatueshme pa treguar natyrën e saktë. Një faturë e dërguar dy herë me të njëjtin numër, ndoshta pas një përpjekjeje të parë që dukej e dështuar.

Pastaj ka probleme që nuk e bllokojnë faturën por e bëjnë të vështirë për t’u menaxhuar. Një kod marrësi i gabuar ose një PEC që nuk është më aktive çojnë në mosdorëzim: dokumenti është lëshuar, por klienti nuk e merr në sistemin e vet dhe e gjen vetëm në zonën e tij të rezervuar, nëse shkon ta kërkojë. Njëlloj, një referencë porosie që mungon mund ta ndalë faturën në ciklin e miratimit të klientit, me të njëjtin efekt si një pagesë e vonuar.

Kontrolloni përpara se të dërgoni

Mënyra më efikase për të ulur refuzimet është t’i zhvendosni kontrollet në fazat e para. Kartelat e klientëve duhen verifikuar kur krijohen, jo kur kthehet mbrapsht fatura e parë: numri i TVSH, kodi fiskal, kodi i marrësit ose PEC, dhe çdo detyrim për të treguar numrin e porosisë ose referenca të tjera që kërkon klienti.

Njëlloj ia vlen të caktohen rregulla të qarta për rastet e veçanta. Cilët kode natyre të përdoren për operacionet e përjashtuara ose jashtë fushës, si të trajtohet taksa e vulës, si të trajtohen rrumbullakimet dhe zbritjet në faturë. Shkrimi i tyre një herë e zbatimi automatik e pengon secilin operator të gjejë zgjidhjen e vet, me rezultate të ndryshme nga një faturë te tjetra.

Së fundi është i dobishëm një kontroll koherence menjëherë përpara dërgimit: numërim progresiv pa kërcime dhe pa dublikatë, data të besueshme, totale që korrespondojnë me shumën e rreshtave. Janë verifikime banale për një sistem, por të lehta për t’u anashkaluar kur punohet nën presion në fund të muajit.

Përpara dërgimit

• Numër TVSH dhe kod fiskal të vlefshëm
• Kod marrësi ose PEC të përditësuar
• Natyra e TVSH për përjashtimet dhe të patatueshmet
• Totale dhe rrumbullakime koherente
• Numërim pa kërcime ose dublikatë
• Referenca porosie të kërkuara nga klienti

Lexoni njoftimet çdo ditë

Njoftimet e SDI janë informacione të çmuara, por vetëm nëse dikush i shikon. Ia vlen t’ia besoni përgjegjësinë një personi të caktuar dhe të parashikoni një kontroll ditor të rezultateve: fatura të dorëzuara, të refuzuara, të padorëzuara. Një refuzim i zbuluar po atë ditë korrigjohet në pak minuta; një i zbuluar javë më pas, kur klienti pyet ku ka përfunduar fatura, kushton shumë më tepër.

Është e rëndësishme edhe t’i dalloni mirë rastet. Refuzimi kërkon korrigjimin dhe ridërgimin e dokumentit. Mosdorëzimi nga ana tjetër nuk kërkon një dërgim të ri, por është praktikë e mirë ta njoftoni klientin dhe t’i dërgoni një kopje, sepse përndryshe fatura rrezikon të mbetet e shpërfillur deri te kujtesa e parë.

E njëjta gjë vlen për ciklin e pagesave. Faturat e furnitorëve vijnë përmes të njëjtit kanal dhe duhen kapur e shpërndarë rregullisht: një faturë e marrë dhe e lënë në radhë është një afat që askush nuk e shikon.

Refuzim

• Skedari nuk kalon kontrollet
• Fatura konsiderohet e palëshuar
• Duhet korrigjuar dhe ridërguar

Mosdorëzim

• Skedari kalon kontrollet
• Fatura është e lëshuar
• Klienti duhet njoftuar

Lidhja e SDI me pjesën tjetër të ciklit

Faturimi elektronik jep më të mirën kur nuk është ishull. Nëse fatura lind nga porosia ose nga puna, të dhënat e klientit dhe kushtet e pagesës vijnë tashmë të sakta; nëse rezultati i SDI përditëson afatshkrimin, administrata e di në çdo moment cilat llogari të arkëtueshme po piqen vërtet dhe cilat janë të ngrira.

Në Finance faturat e shitjes dhe të blerjes kalojnë nga SDI përmes integrimit me ndërmjetësit, dhe çdo dokument tregon statusin e vet pranë klientit, porosisë dhe afatit. Kontrollet mbi kartelat dhe totalet bëhen përpara dërgimit, refuzimet shfaqen në pah me arsyen e tyre dhe faturat e blerjes hyjnë në rrjedhën e miratimit të lidhur me porositë. Kështu SDI reshtë së qeni një hap për t’u mbikëqyrur dhe bëhet pjesë natyrale e procesit.

Faturimi elektronik jep maksimumin kur nuk është një ishull, por pjesë e ciklit që shkon nga porosia te arkëtimi.