Kreditë sipas vjetërsisë: raporti që duhet parë çdo javë

Pse nuk mjafton qarkullimi

Një kompani mund ta mbyllë vitin me një qarkullim të mirë dhe prapë të ndodhet në vështirësi likuiditeti. Arsyeja është e thjeshtë: faturimi nuk do të thotë arkëtim, dhe distanca mes dy momenteve është shpesh pika ku përqendrohen rreziqet më të nënvlerësuara të menaxhimit financiar.

Raporti i llogarive të arkëtueshme sipas vjetërsisë, i quajtur edhe aging, shërben pikërisht për ta matur këtë distancë. Tregon sa u detyrohen klientët dhe prej sa kohësh, duke ndarë llogaritë e arkëtueshme në grupe: ende pa skaduar, skaduar së fundmi, skaduar prej një a dy muajsh, skaduar prej mbi tre muajsh. Është një mjet i thjeshtë, por pak veta e përdorin me rregullsinë që do të meritonte.

Faturimi nuk do të thotë arkëtim: rreziqet fshihen në distancën mes dy momenteve.

Si lexohet

Gjëja e parë për t’u vëzhguar nuk është totali, por shpërndarja. Një volum i lartë llogarish të arkëtueshme ende pa skaduar është fiziologjik për një kompani që rritet; një volum në rritje në grupet më të vjetra është përkundrazi një sinjal alarmi, sepse gjasat për të arkëtuar ulen me kalimin e kohës.

Leximi i dytë është sipas klientit. Shpesh rreziku është i përqendruar te pak emra, dhe njohja e tyre lejon të ndërhyhet në mënyrë të synuar. Një klient i rëndësishëm që paguan sistematikisht me vonesë meriton një bisedë tregtare, jo vetëm një kujtesë administrative.

Së fundi ia vlen ta krahasoni raportin me ato të javëve të mëparshme. Një llogari e arkëtueshme që mbetet e ngrirë në të njëjtin grup, ose që rrëshqet në grupin pasues, tregon një histori që fotografia e një dite të vetme nuk e shfaq.

Pse çdo javë dhe jo në fund të muajit

Shumë administrata i shikojnë llogaritë e skaduara në fund të muajit, me rastin e mbylljes. Problemi është se në atë moment pozicionet kanë humbur tashmë javë të çmuara, dhe kujtesat nisin të gjitha së bashku, me rezultat që ekipi mbingarkohet dhe klientët marrin përshtypjen e një kontrolli të ndërprerë.

Një rishikim javor, i shkurtër dhe gjithmonë në të njëjtën orë, e ndryshon qasjen. Pozicionet e reja të skaduara kapen menjëherë, kujtesat nisin kur kujtimi i furnizimit është ende i freskët dhe situatat më delikate arrijnë në tavolinën e drejtimit përpara se të bëhen të vështira për t’u rikuperuar.

Rishikimi javor nuk duhet të jetë një ushtrim i vetmuar i administratës. Përfshirja, qoftë edhe për pak minuta, e atij që ndjek marrëdhëniet tregtare lejon të dallohen vonesat që vijnë nga një mosmarrëveshje e vogël nga ato që sinjalizojnë një problem më serioz, dhe të vendoset së bashku si të veprohet.

Rishikim në fund të muajit

• Të skaduarat zbulohen me vonesë
• Kujtesat të gjitha së bashku
• Ekip i mbingarkuar

Rishikim javor

• Të skaduarat e reja kapen menjëherë
• Kujtesa kur kujtimi është i freskët
• Rastet delikate te drejtimi në kohë

Nga raporti te veprimi

Një raport që nuk gjeneron veprime vlen pak. Për çdo grup vjetërsie ia vlen të përcaktohet paraprakisht çfarë ndodh: një kujtesë e sjellshme pak pas skadimit, një kujtesë formale pas disa javësh, përfshirja e përfaqësuesit tregtar përkatës e më pas e drejtimit për pozicionet më të vjetra.

Është e dobishme edhe të shënohet rezultati i çdo kontakti. Një klient që ka premtuar të paguajë brenda një date të caktuar, ose që ka kontestuar një faturë, ndiqet ndryshe nga ai që nuk ka përgjigjur kurrë. Pa këto informacione, çdo rishikim javor niset nga zeroja.

Kushtojini vëmendje edhe shkaqeve të brendshme. Një pjesë e vonesave varet nga fatura me të dhëna të gabuara, porosi të pajisura keq ose dorëzime të kontestuara: në këto raste kujtesa nuk shërben, duhet korrigjuar dokumenti. Raporti sipas vjetërsisë, i lexuar me kujdes, nxjerr në pah edhe këto probleme procesi.

1. 01 Kujtesë e sjellshme
2. 02 Kujtesë formale
3. 03 Përfshirja e përfaqësuesit tregtar
4. 04 Eskalim te drejtimi

Automatizoni pa humbur kontrollin

Në Finance raporti sipas vjetërsisë përditësohet në kohë reale mbi bazën e faturave të lëshuara dhe të arkëtimeve të rakorduara, dhe mund të filtrohet sipas klientit, përfaqësuesit tregtar ose shoqërisë së grupit. Për pozicionet e skaduara AI përgatit një draft kujtese të përshtatshme për grupin dhe historikun e klientit, që administrata e rishikon dhe e dërgon.

Premtimet e pagesës dhe kontestimet mbeten të regjistruara te pozicioni, dhe përfaqësuesi tregtar i shikon drejtpërdrejt në kartelën e klientit në CRM. Kështu rishikimi javor bëhet një zakon i qëndrueshëm, dhe koha e ekipit përqendrohet te pozicionet që kërkojnë vërtet vëmendje.