Orë dhe shpenzime · 4 min lexim
Timecard-et e vonuara dhe shënimet e shpenzimeve të grumbulluara shtrembërojnë buxhetet, faturat dhe raportet. Si të organizoni një cikël javor futjeje dhe aprovimi që njerëzit e respektojnë vërtet.
Në kompanitë e shërbimeve orët e punuara janë lënda e parë e pothuajse të gjitha shifrave: konsumi i buxhetit, faturimi me kohë dhe materiale, shfrytëzimi i njerëzve, përfitueshmëria e projekteve. Nëse orët vonojnë, të gjitha këto shifra vonojnë me to, dhe vendimet merren mbi informacione të vjetra.
Vonesa, përveç kësaj, e përkeqëson cilësinë. Kush e plotëson javën të premten kujton mjaft saktë mbi çfarë ka punuar; kush e rindërton në fund të muajit priret t’i shpërndajë orët përafërsisht, shpesh mbi projektin më të madh ose mbi atë që e kujton më mirë. Ritmi javor nuk është formalitet: është kushti që të dhënat të jenë të besueshme.
Rrjedha më efektive është edhe më e thjeshta. Çdo person fut orët dhe shpenzimet gjatë javës dhe i dërgon brenda një afati fiks, për shembull të premten pasdite. Drejtuesi i projektit miraton ose refuzon zërat e projektit të vet brenda të hënës pasuese, dhe administrata i gjen të dhënat gati për faturimin dhe kontrollin.
Dy masa bëjnë diferencën. E para është se një refuzim duhet të ketë gjithmonë një arsye, përndryshe personi nuk di çfarë të korrigjojë dhe cikli zgjatet. E dyta është se miratimet duhet të jenë të mundura në grup, sepse kush miraton dhjetëra rreshta në javë nuk mund t’i hapë një nga një.
Është e dobishme, së fundi, të përcaktohet kush miraton në mungesë të drejtuesit të projektit. Një javë pushimi nuk duhet të bllokojë orët e një ekipi të tërë.
Edhe me procesin më të mirë gabimet ndodhin: orë të regjistruara në projektin e gabuar, një shpenzim i dyfishuar, një aktivitet që duhet riklasifikuar si i pafaturueshëm. Tundimi është ta korrigjosh drejtpërdrejt të dhënën, ndoshta nga administrata, pa i thënë asgjë askujt.
Është një tundim që duhet shmangur. Një korrigjim i heshtur ndryshon shifrat e një projekti pa e ditur drejtuesi i tij, dhe e bën të pamundur më vonë të kuptohet pse ka ndryshuar buxheti. Më mirë t’i trajtosh korrigjimet si rregullime të shprehura qartë: një zë që tregon çfarë ndryshon, sa dhe pse, i nënshtruar po të njëjtit miratim si orët e zakonshme.
Korrigjimet shërbejnë edhe për zërat që nuk bëjnë pjesë në asnjë kategori standarde, si një rregullim i miratuar me klientin ose një kosto e njëhershme. Regjistrimi i tyre si zëra të ndryshëm të miratuar e mban pasqyrën të plotë pa detyruar kategoritë.
Korrigjim i heshtur
Korrigjim i miratuar
Raportet e shpenzimeve krijojnë më shumë fërkime se orët, sepse përfshijnë para të parapaguara nga njerëzit. Një pjesë e mirë e diskutimeve vjen nga rregulla të paqarta: cilat shpenzime rimbursohen, me çfarë kufijsh, cilat mund t’i rifaturohen klientit dhe cilat mbeten në ngarkim të kompanisë.
Është e udhës që këto rregulla të shkruhen në një politikë të shkurtër dhe të kuptueshme, dhe që çdo shpenzim të lidhet me një projekt që nga futja. Kështu drejtuesi i projektit sheh menjëherë sa peshojnë shpenzimet mbi buxhet, dhe ato që mund të rifaturohen nuk harrohen në faturë. Kërkimi i dokumentit justifikues në çastin e futjes, dhe jo në fund të muajit, shmang kërkimet e ngutshme për fatura të humbura.
Një politikë e qartë shpenzimesh
Cikli mbyllet kur orët dhe shpenzimet e miratuara bëhen qarkullim. Në projektet me kohë dhe materiale, zërat e miratuar të periudhës gjenerojnë ngjarjet e faturimit; në projektet me çmim fiks ushqejnë konsumin e buxhetit dhe analizat e fitimprurjes. Në të dyja rastet, në numra duhet të hyjë vetëm ajo që është miratuar.
Në Sales orët, shpenzimet dhe zërat e ndryshëm ndjekin të njëjtin rrjedhë dërgimi dhe miratimi, dhe ajo që miratohet përditëson portofolin e projekteve dhe dashboard-in, ku orët e dërguara dhe të miratuara duken me një vështrim. Rezultati që ka rëndësi, megjithatë, është kulturor: kur njerëzit shohin se orët e tyre shërbejnë vërtet për të marrë vendime, përpikëria pushon së qeni një imponim dhe bëhet zakon.
Vazhdoni leximin
Momenti kur një kontratë e nënshkruar bëhet projekt është nga më të ndjeshmit për ata që shesin shërbime. Si ta strukturoni kalimin nga shitja te delivery që asgjë të mos humbasë.
Të dish sa buxhet ka konsumuar një projekt është e dobishme vetëm nëse e krahasoni me punën e kryer realisht. Një udhëzues praktik për të monitoruar budget burn dhe për të ndërhyrë në kohë.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.